Не грамотными людьми 21 века будут не те, кто не умеет читать и писать, а те, кто не умеет учиться и переучиваться
Алвин Тоффлер
В больших организациях все процессы управления и ведения бизнеса автоматизируются. И не зря. Ручное управление большим количеством людей, в современном мире, вообще неэффективно.
Цели внедрения автоматизированных систем для бизнеса?
Общей целью является увеличение эффективности бизнеса. Снижение издержек на бумажный документооборот. Топ-менеджмент быстрее получает обратную связь от бизнес единиц, может быстрее принимать решения.
Механистическая и профессиональная бюрократия в большой организации
Автоматизация бизнеса – это необходимость. Но есть другая сторона медали – механистическая бюрократия. Это следствие автоматизации и регламента больших компаний. Не играют в эту игру только отдельные направления,в которых присутствует большая доля новизны и неопределенности в работе. В основном это проектные отделы, новые разработки, исследования. Здесь присутствует профессиональная бюрократия. Поэтому все операционные вопросы являются предметом стандартизации. Появляются отработанные бизнес процессы. Работа по этим задачам ведется с помощью приказов и распоряжений, сервисных соглашений, регламентов.
Как автоматизируются процессы в крупных компаниях?
Для управления внедряется большое количество различных информационных систем:
- система электронного документооборота (СЭОДО);
- система анализа и разработки программного обеспечения (SAP);
- система контроля и отслеживания услуг по предоставлению сервиса (Service Manager HP);
- платформа коллективной работы Microsoft SharePoint;
- платформа управления проектами IBM Web Sphere;
- собственные разработки (In-house)
- и т.д..
В банках, сотовых операторах, гос. структурах– это норма. Но мало что-то внедрить, нужно научиться с этим работать. Ведь любая *АИС – это набор правил и ограничений. Русским людям, по менталитету, это уже не внушает доверия 🙂
Следствия внедрения автоматизированных систем управления
Большое количество информационных систем путают внутреннего пользователя в работе. Одни и те же процессы дублируются в разных системах. Возникает дублирование информации. Увеличивается стоимость поддержки и сопровождения. Нет полного понимания, как и что, делать в стандартных рабочих ситуациях, которые возникают у сотрудников ежедневно. В этой связи бывает сложно работать на опережение.
С другой стороны, в проектной работе бывает, что бизнес процесса просто не существует пока и стоит задача в его реализации. Стандартная ситуация, когда деньги от клиента получать научились, а процедуры возврата нет. При возникновении инцидента начинаются танцы с бубнами 🙂 В результате появляются рабочие команды.Новые веяния – ведение проектов по методологии Agile 🙂 В этом случае им жизненно необходимы инструменты быстрой коммуникации.
Для чего нужна централизованная система коммуникаций сотрудников?
Топ-менеджмент любит разрабатывать стратегию развития организации на несколько лет вперед. После этого появляются направления работы и развития для всей организации. Всё это спускается ниже по подразделениям и подчинённым, где начинается непосредственная работа над задачами.
Функциональной единицей можно считать отдел, численность сотрудников от 5 до 20 человек. В таком формате начальник отдела уже может контролировать выполнение работ непосредственно на месте.Сотрудники в прямом доступе или на прямой связи, не через третьи руки.
В работе, особенно по массовым процессам, важен регламент, по которому будут производиться работы. Поэтому один из критериев успеха в работе будет время обслуживания клиентов. Для осуществления быстрой работы необходима общая централизованная информационная система по взаимодействию всех работников организации разных уровней.
Единая среда коммуникаций позволит:
- ускорить взаимодействие между сотрудниками
- уменьшить время на принятие решения
- уменьшить время обслуживания клиентов
- позволит построить «прозрачные» бизнес процессы — можно будет проводить измерения эффективности и делать аналитические срезы в единой системе
Дьявол в деталях или когда нужна автоматизация бизнеса?
В 2018 года понятно, что автоматизировать нужно все и сразу. Сейчас ручное управления имеет смысл для каких-то VIP услуг, но и там уже не в excel табличках работать нужно. Но важно понимать, что перед тем как что-то внедрять и автоматизировать сам бизнес должен быть к этому готов. Что такое «ГОТОВ»? Уже должен отдавать себе отчет ТОП-менеджмент компании. Поэтому подходите к развитию бизнеса с адекватной критикой самих себя.
*АИС – автоматизированная система управления