Всего будет три параметра сравнения платформ от популярных вендоров:

• Внутренние критерии организации
• Критерии качества программного обеспечения (ПО)
• Критерии пользовательских предпочтений

В рамках каждого направления выделены собственные критерии сравнения  и оценки.

Внутренние критерии выбора платформы:

1. Локальная версия ПО – в организации не приветствуются облачные решения. Т.к. ведется работа с конфиденциальными данными, финансовые операции и т.д. Поэтому критически важно, чтобы все данные находились как на территории РФ, так и в управлении самой организации, а ни где-то на сторонних сервисах.
2. Стоимость – т.к. организация большая, то необходимо рассмотреть различные варианты оплаты ПО, премьер поддержки, стоимости содержания системы и т.д.
3. История отношений – важно учитывать, как до этого складывались отношения с вендором, который предоставляет решение. Какое его положение на рынке IT услуг? Какие могут быть риски при старте работ с конкретным производителем ПО?
4. Сроки развертывания – необходимо учитывать сложности в эксплуатации системы. Если какая-то платформа сложная в освоении, то необходимо будет планировать дополнительный комплекс мер по введению в эксплуатацию.

Подробная таблица сравнения приведена ниже.

Критерии качества платформы и сравнение с аналогами

В качестве второго направления оценки в выборе платформы для коллективной работы будет использованы исследования независимого аналитического агентства по оценке качества программного обеспечения (ПО). 

Оценка ПО будет производиться на основе данных агентства gartner.com. Они представляют сравнение в виде, так называемого, Магического Квадранта для корпоративного управления контентом (Magic Quadrant for Enterprise Content Management).

Компания Gartner оценивает 22 поставщика ПО для коллективной работы, и вносят эти данные на общую диаграмму. Исследования проводятся ежегодно, поэтому удобно проследить как перемещается конкретный продукт по годам на сводном графике. Для оценки ПО используются 7 критериев, приведенные ниже. Граф по оси OX показывает охват задач, на решение которых ориентировано ПО, по оси OY показывает возможность выполнения поставленных задач на данном ПО. График разделен на 4 квадранта, из которых уже определяются лидеры, аутсайдеры и т.д..

Критерии для подсчета положения в «Магическом квадрате»

1. Управление документооборотом (20%), — оценивается вся функциональность, которая обеспечивает работу с документами. Редактирование, управление доступностью, объемы и удобство передаваемых данных между участниками процесса и многое другое.
2. Управление веб-контентом (5%), — для контроля содержимого веб-сайта по средствам использования специфических инструментов управления. Включены функции создания содержимого. Например, шаблоны, рабочие процессы, управление изменениями. Сложность подготовки контента для пользователей в интрасети, экстрасети и т.д..
3. Делопроизводство (10%), — для долгосрочного архивирования, автоматизации хранения и соблюдения политики и обеспечения юридическими нормами работы организации. Минимальным требованием является возможность сохранения критически важных бизнес-документов на основе графика хранения записей.
4. Приложения обработки различного контента (15%), — для захвата, преобразования и управления образами бумажных документов. Для этого компонента требуется от поставщиков, чтобы были предложены две вещи: (1) сканирование документов (2) возможность сохранять отсканированные документы в репозитории и работе с ними через электронный документооборот.
5. Социальное содержание (15%), — для обмена документами и организации совместной работы для проектных команд и управления знаниями. Блоги, Вики и поддержка других онлайн взаимодействий. Социальное содержание, в том числе видео и т.д..
6. Организация Рабочих процессов (20%), — для обслуживания бизнес-процессов, маршрутизации контента, назначение рабочих задач и состояний, создание журналов аудита.
7. Расширенные компоненты (15%), — которые могут включать: мобильные приложения, управление цифровыми активами, поиск, аналитика и интеграционные возможности для разных видов цифровых устройств.

«Магический Квадрант» Gartner

Магический Квадрант для системы корпоративного управления контентом

В 2016 году ПО SharePoint попало в квадрант претендентов. Но здесь нужно учесть тот факт, что все это время оценка производилась по версии Microsoft SharePoint 2013, на текущий момент вышла версия Microsoft SharePoint 2016, которая не попала пока в эти исследования в 2016 года. На этих основаниях можно предположить, что у SharePoint в 2017 году есть все шансы попасть в квадрант лидеров.

Таким образом, на протяжении трех лет видно, что главные конкуренты SharePoint по оценки Gartner это IBA, Hyland, OpenText, Dell EMC, Oracle. Но в силу критериев, приведенных выше, в качестве сравнения приходится рассматривать совсем ограниченное количество платформ – это SharePoint, IBM, Oracle.

Основное предостережение по работе с SharePoint является, то, что сейчас MS сместил интересы в сторону облачных технологий, что на текущий момент никак не устраивает организацию.

По поводу продукта IBM необходимо обратить внимание, что при внедрении этого продукта добавятся значительные расходы на инфраструктурные изменения, увеличится стоимость и время внедрения. Продукт сложный в поддержке и внедрении. Нет адаптивных интерфейсов под мобильные устройства на данный момент. Так же система, в силу того, что это IBM, очень закрыта, т.е. возникают большие сложности в поддержке.

Критерии пользовательских предпочтений

Агентство Gartner проводит второе исследование на пользовательские предпочтения.

1. Пользовательский опыт (overall experience)
2. Возможности продукта (product capabilities)
3. Сервис и поддержка (service & support)
4. Возможности интеграций и разработки (integration & deployment)
5. Степень изученности продукта (evaluation & contracting)

На основании данных по опросу фукус группы строится граф по пяти бальной шкале. Чем больше и равномернее площадь пятиугольника, который возникает по каждому программному продукту, тем продукт считается более предпочтительным для пользователя.

По данным на 2016 год, по основным конкурентам, которых мы исследуем, появилась следующая информация.

Визуализацию исследования можно увидеть на самом графе ниже.

По пользовательскому критерию MS SharePoint значительно опережает в предпочтениях IBM. Так же Microsoft достаточно открытая компания в частности взаимодействия с технической поддержкой. За время использования SharePoint появилось много компетентных пользователей этой платформы.

Итак, на основе данных по таблице сравнения и проведенного исследования можно сделать вывод, что продукт Microsoft SharePoint наиболее подходит под задачи централизации ресурсов в крупной организации.

Исследование является независимой оценкой платного ПО. Решение о том, что развивать в вашей компании, конечно, нужно принимать, основываясь на текущих реалиях. С момента получения этого анализа на рынке может многое измениться.

*ПО – программное обеспечение