Большие организации сталкиваются с проблемами внутреннего взаимодействия внутри компании. В связи со сложной организационной структурой, разрозненными офисами возникают проблемы в быстром взаимодействии всех сотрудников и подразделений. В итоге каждый региональный управляющий центр решает задачи самостоятельно.

Причины проблем в организации рабочего процесса большой компании

• Слабая автоматизация процессов
• Историческое наследие
• Малоподвижность всей структуры к изменениям

Проблема коммуникаций большой компании

• Отсутствие единого информационного пространства

Описание проблемы: нет централизованного, на всю организацию, информационного пространства, где публикуется внутренняя информация об организации, корпоративные новости, единый справочник сотрудников, дни рождения, опросы, специализированные блоги и базы знаний. Каждый региональный центр решает эту проблему по-своему.

Следствие: затруднено управление компанией. Нет единого центра управления.

Решение: построение единого информационного пространства.

• Дублирование информации в разных подразделениях и региональных центрах

Описание проблемы: узлы отделов/департаментов для работы по проектам и общим задачам не объединены в одну структуру. Персональная информация о сотруднике существует в разном виде, в различных системах управления. Дублируются работы по причине затрудненных коммуникаций.

Следствие: итогом являются затянутые коммуникации; сложности в документообороте; дублирование систем, а значит увеличенных бюджеты на выполнение поставленных задач; дублирование работ

Решение: построение единой системы коммуникаций и баз знаний по различным направлениям работы.

• Отсутствие единого инструмента для хранения и передачи информации

Описание проблемы: современное рабочее место, по стандартам организации, должно включать – компьютер, телефон и систему, обеспечивающую беспрепятственную коммуникацию пользователей. Для этого необходима единая организация систем хранения и передачи данных, как во внутренней сети, так и во внешней, для обеспечения информационной безопасности. Система, которая будет обеспечивать контроль доступа к информации, версионность документов и т.д.. Файловые хранилища в каждом региональном центре обеспечиваются по-разному, передача информации от подразделения к подразделения затруднена. Стандарты хранения информации, в зависимости от требований проектов разные и обеспечиваются различными системами.

Следствие: возникают повышенные расходы на технический персонал, есть постоянная потребность в обучении работе сотрудников в различных системах. Нет унифицированного стандарта передачи и хранения данных.

Решение: развертывание и подготовка единого инструмента по хранению, передачи и работе с документами в организации.

• Отсутствие общей структуры управления

Описание проблемы: в ходе работы у соответствующих департаментов возникают схожие задачи управления и контроля, организации процессов. Например: задачи бронирования переговорных комнат, работа отделов по управлению персоналом, требующая выработанных стандартов и автоматизированных процессов, организация отчетности на контрольно-пропускных пунктах, организация единого информационного пространства для работы по проектной деятельности, организация журналов учета рабочего времени и т.д..

Следствие: нет единой среды работы с этими процессами; одни и те же задачи решаются в разных системах и с использованием разных технологий, что затрудняет процесс управления, стандартизации решений, тиражирования разработанных решений на всю организацию.

Решение: перевод процессов на централизованную систему управления

• Значительные затраты ручного труда в процессах управления документооборотом

Описание проблемы: существует много направлений, в которых нет единой информационной системы классического документооборота, автоматизации создания документов на основе шаблонов. Из-за этого рабочие процессы организованы в MS Excel, MS Access и других системах управления, что затрудняет обмен информацией и сопровождение.

Следствие: затрудненные коммуникации и взаимодействия; увеличенные сроки выполнения поставленных задач; повышенная потребность в компетенциях, с помощью которых реализуются данные решения

Решение: стандартизация информационных сервисов, которые могут решать возникающие проблемы в работе.

• Высокая себестоимость стандартных бизнес-процессов

Описание проблемы: в бизнес подразделениях, в центрах технической поддержки существуют стандартные процессы, в которых нужно заниматься сбором, анализом информации. Для этого в основном используются продукты MSOffice: Excel, Word и т.д. На не больших объемах данных это можно использовать, но когда вопрос встает о консолидации всей информации и последующем её анализе, совместной работе над отчетами, то встает проблема согласованности всех действий сотрудников, которые участвуют в процессе. Сотрудники не могут работать совместно. Соответственно, нужны инструменты, которые помогут автоматизировать процессы сбора информации, её хранения и анализа данных для принятия решений. Так же существует часто задача организации процесса согласования документов. Для части такой работы по техническому обслуживанию, выпуска распоряжений по организации используются СЭОДО, HP Service Manager, т.е. системы, работающие с постановкой и выполнением задач. Это информационные системы, которые направлены для помощи в работе по технологическому обслуживанию рабочих мест, согласования документов и распоряжений. Если нужно сделать собственный рабочий процесс, состоящий из, например, двух-трехэтапного согласования с руководителем, экспертом, аналитиком какой-то задачи, то возникают проблемы, на какой системе это делать, кто это будет делать и после сопровождать.

Следствие: сотрудники часто работают в ручном режиме по своим задачам, используя общедоступные средства, например, Microsoft Outlook, Skype for Business, ВКС (видео-конференц связь), ТКС (телефонная-конференц связь) и т.д..

Решение: стандартизация технических инструментов, с которыми можно работать, для организации рабочих процессов на единой информационной платформе.

• Отсутствие единой структуры поиска по базам накопленных знаний

Описание проблемы: В связи с тем, что компания большая, существует много одинаковых отделов в центральном офисе и региональных, которые выполняют одинаковые задачи. Все, конечно, сталкиваются с техническими проблемами на рабочих местах, недостатком знаний по какому-то вопросу. В случае технической проблемы, если сотрудники не могут справиться с проблемой самостоятельно, вызывается Премьер поддержка от вендора используемого программного обеспечения, что естественно влечет за собой потерю времени и финансовые затраты. А если эта же проблема возникает в региональном офисе, и сотрудники не знают, что такая проблема уже была и успешно решилась в другом отделении, то организация так же несет временные и финансовые потери в следствие неэффективных коммуникаций.

Следствие: Встает проблема создания единой базы знаний по актуальным направлениям: IT, HR, юридические документы и т.д.. Затруднен поиск непосредственного компетентного сотрудника, который может помочь в решении проблемы. Поиск полезной информации по внутренней сети организации не осуществляется. Эта проблема актуальна со всей степенью её важности, её решение позволит увеличить скорость обмена и поиска информации в банке, снизит операционные затраты на персонал, поддержку от вендоров программного обеспечения, снизит время решения возникших инцидентов и т.д..

Решение: организация общего пространства по поиску накопленных знаний.

• Затруднен доступ к рабочей области сотрудников посредствам различных электронных устройств через интернет (смартфон, планшет, ноутбук, компьютер)

Описание проблемы: В современном мире нам приходится взаимодействовать в десятками людей ежедневно лично, по электронной почте и телефону. Это обеспечивается доступом в интернет из любой точки земли. Также работа сотрудника часто не привязана к одному рабочему месту, из которого он осуществляет коммуникации. Существует множество различных устройств с доступом в интернет: стационарный компьютер, ноутбук, планшет, смартфон. И логично заключить, что возникает потребность доступа к рабочим ресурсам (информации) с этих устройств.

Следствие: возникает задача обеспечения единого центра общения в рамках одной системы, чтобы информация не была разбросана по нескольким мессенджерам, почтовым адресам или местам хранения данных. Вне зависимости от того устройства или места где находится сотрудник компании необходимо обеспечить доступ в рабочую область сотрудника.

Решение: общая платформа с единым информационным пространством.

Решение информационного обеспечения процесса коммуникаций

В организации существует много различного ПО, которое призвано повысить скорость и эффективность коммуникаций сотрудников, создать единые узлы хранения и обмена информацией с внутренними пользователями и клиентами компании.

Пользователи систем общаются с техническим персоналом через различные сервисные программы, как Service Manager, руководство — через бизнес системы видео связи; используются различные системы управления сайтами для отдельных проектов, продукты компаний IBM и Microsoft, Cisco для телефонии и т.д..

Некоторые из этих систем внутри организации начинают конкурировать друг с другом по функционалу. В итоге «побеждает сильнейший» или тот, на чьей стороне стоит руководство (что чаще).

Получается, что взаимодействие происходит либо горизонтально и по отдельным сегментам спускается ниже до исполнителей, либо вертикально, но в рамках отдела или в маленьких рабочих группах. Согласно новым трендам в организации коллективной работы и принципам работы по системе Agile, необходимо обеспечить быстрое и эффективное взаимодействие всех сотрудников независимо от их положения в организационной структуре. Такое взаимодействие позволит обеспечить только внедрение централизованной системы управления между сотрудниками.

Цель автоматизации, в таком случае, является привлечение всех сотрудников к постоянному и непрерывному развитию организации: от стратегического планирования и создания новых товаров и услуг; до реализации системы планов, опираясь на высокий потенциал сотрудников и малых групп-команд. Все сотрудники являются и экстравертами и интровертами одновременно.

Основными задачами, в таком подходе, становятся:

1. Изменить общую направленность взглядов на менеджмент в виде: от науки и знаний к практике во всем спектре наук
2. Наиболее эффективной структурой является системная совокупность малых групп — «команд» (7-9 человек)	3. Информацией необходимой для высокого качества работы следует обеспечивать каждое рабочее место, независимо от иерархического уровня	4. Ориентация на высокие социальные цели и проекты завтрашнего дня
		5. Расширение круга специалистов, привлекаемых к формированию и реализации стратегических иерархий
		6. Возрастание значений малых групп и снижение значимости традиционных иерархий
7. Выстраивать и использовать систему самоконтроля по рабочим местам
8. Ориентация на новые методы управления и обучения управленцев

Результатом таких работ будет:

• уход от всеобщего контроля, повсеместного менеджмента качества на основе систем стандартов
• сглаживание вертикальных и горизонтальных коммуникаций

Для реализации такого вида задач необходима информационная платформа, которая сможет обеспечить эффективные коммуникации. Конечно, при массовом внедрении такой платформы, необходимо предусмотреть программу обучения пользователей работе с ней.

В любом случае, к подобным выводам приходит любая ростущая организация. Дальше встаёт вопрос в выборе центральной ИТ платформы для организации. Решения крайне сложное, т.е. сразу открывается много вопросов по стоимости, поддержке, обучению персонала и т.д. Но выбора нет. Для развития и новых достижений нужно что-то делать 🙂

Движение — Жизнь