В ходе работы над любым проектом у Исполнителя и Заказчика возникает много противоречий:

• Объём выполненных задач
• Очередность выполнения
• Один сказал, другой неправильно понял, третий неправильно сделал
• …

Список может быть бесконечным.

В больших проектах всё решается просто. Процесс заранее планируется, планируются ресурсы, сроки, затраты. В общем, все, что можно посчитать и предвидеть. Если речь идёт о разработке небольшого сайта, лендинга или веб-сервиса компании часто нанимают подрядчика на аутсорке. Чтобы процесс шёл проще и каждый знал чего хочет другой проще сразу завести файлик с «Хотелками».

Убьём двух зайцев:

• Заказчик – может оперативно контролировать ход работ, добавлять новое, утверждать старое и т.д.
• Исполнитель – может видеть новые задачи, хотелки и пожелания

И те и другие будут понимать, почему увеличиваются сроки; какая задача не входит в ТЗ и требует дополнительной оплаты; что и как сделано; где есть проблема и отставание по срокам. В общем штука полезная.

Как вести список Хотелок (Backlog)?

В зависимости от уровня взаимоотношений Исполнитель-Заказчик и культуры ведения проектного менеджмента имеют место разные способы ведения Backlog-файла.

• Вариант 1: Самый распространённый вариант, когда никто и ничего не фиксирует. В этом случае велика вероятность возникновения противоречий в связке Исполнитель-Заказчик. Этот вариант мы не рассматриваем 🙂 Мы уже вышли из этого возраста.
• Вариант 2: Обычный *.xls файл, в котором вписываются хотелки и трекаются всеми участниками процесса. Такую Excel таблицу можно завести в Google.Docs. От туда очень удобно совместно редактировать документ, отслеживать изменения, получать уведомления и многое другое. Для малобюджетных проектов это отличный вариант. Шаблон такого файла: скачать. Шаблон можно дорабатывать под ваши нужды. В данном случае это пример, чтобы было понимание с чего начать.

Важно: Если вставать на эти рельсы, то появляется некоторая культура ведения проектов. Поэтому участники процесса должны быть к этому готовы, т.к. вся эта история это уже некие рамки, в которых нужно будет жить и играть по правилам. Иначе ничего не получится.

• Вариант 3: Внедрение системы управления проектами или сервиса Bug-трекинда. Здесь уже будут присутствовать функции постановки задач, диаграмма Ганта, оценка трудозатрат. Одни из популярных решений – Redmine, Jira, яндекс.коннект. На рынке сейчас много предложений. Все похожи, поэтому можно выбрать бесплатную версию чего-то и попробовать поработать. В любом случае, все к этому приходят, когда объём задач уже не отследить в переписке OutLook.
• Вариант 4: Система профессионального управления проектами MS Project. Этот вариант выношу отдельно. Ведение проектов через MS Project само по себе означает, что проект большой и серьезный. Только на ведение самого проекта в MS Project нужен отдельный человек, профессионально владеющий этой системой. Тяп-ляп тут уже не получится. Скорее всего, если и другие подобные решения, но Project наиболее развил и распространён. Он будет платный, может интегрироваться со всеми продуктами компании Microsoft, есть куда припонов и фич. По опыту, заказчиком проектов, которые планируются и ведутся в MS Project,  являются Гос.службы, банки, телефонные операторы, муниципальные органы власти. Если вы не от туда, то скорее всего Вариант 4 можно не рассматривать. Пока 🙂

Вывод

Век учись – дураком помрёшь

Специалисты по Project скажут, что прошли весе варианты. Наломали куча дров. Сделали много ошибок. Но проскочить через ступеньку не получится. Поэтому важно понимать, что нужно каждый день учиться и выходить на новый уровень с каждым новым проектом. А что выбрать?.. Это решайте сами.